Ginini antipode a accompagné pour une période de 12 mois un groupe leader mondial des Services de Qualité de Vie dans le cadre de son projet de refonte de son dispositif de pilotage de la performance prévisionnelle – de l’émergence du projet à ses premières exploitations.

Commençons par énoncer les objectifs assignés à ce projet :

• Améliorer l’efficacité des processus prévisionnels,
• Refléter nativement dans le nouveau dispositif l’organisation primaire des activités du Groupe par Segments de clientèle globaux et mieux véhiculer le dialogue de gestion aux différents niveaux de l’organisation et entre les différentes dimensions du pilotage de la performance ;
• Simplifier le modèle de pilotage et le concentrer sur les indicateurs financiers essentiels, et leurs sous-jacents opérationnels, en miroir des modèles de prévision déployés localement,
• Améliorer l’expérience des utilisateurs tant en termes d’ergonomie de la collecte et de la restitution que de performance de la plateforme.

Dans le cadre de ce projet, le Groupe nous a demandé une assistance à maîtrise d’ouvrage métier visant à supporter :

• La fonction Controlling du Groupe dans les étapes d’émergence et de cadrage du projet, d’expression des besoins fonctionnels structurants, puis de validation de l’intégrité et de la conformité de la solution développée avec les besoins exprimés et les conceptions validées,
• L’organisation et la structuration des étapes de déploiement du projet par lots fonctionnels cohérents et homogènes,
• La gestion du projet sous tous ses angles et l’engagement de la filière dans le changement – pour une population de 400 utilisateurs.

Le Groupe a choisi la solution CCH Tagetik® pour véhiculer ces évolutions.

Afin de répondre aux enjeux du projet, nous avons construit une équipe mixant une très bonne connaissance du modèle de pilotage de la performance du secteur d’activité du Groupe, d’un bon niveau de séniorité, et capable de proposer des solutions pragmatiques, tournées vers les besoins des utilisateurs, et d’apporter des exemples d’autres pratiques, dans d’autres Groupes.

La mobilisation du dispositif Ginini antipode s’est par ailleurs adaptée aux temps forts / faibles du projet et à la capacité d’internalisation du Groupe.

Etudions maintenant les principes directeurs qui nous ont permis de construire notre démarche :

• Obtenir la vision du Management du Groupe sur les évolutions à embarquer et recueillir leurs exigences critiques ;
• Cadrer fonctionnellement et méthodologiquement les ateliers de travail avec les acteurs de l’étape d’expression des besoins fonctionnels, pour articuler les ateliers de manière efficace, pour favoriser l’interactivité avec les contributeurs des différentes activités, des différents segments et des différentes régions du Groupe (8 nationalités différentes étaient représentées dans l’équipe projet), et pour optimiser le circuit de prise de décision sur les choix fonctionnels ;
• Construire une stratégie de prototypage des évolutions fonctionnelles pour faciliter la projection des utilisateurs dans les nouveaux environnements de travail et favoriser leur adoption, et de déploiement par lots pour donner du rythme et concrétiser rapidement et visiblement les bénéfices fonctionnels du projet ;
• Communiquer régulièrement sur l’avancement des travaux, prouver la valeur opérationnelle du projet et sensibiliser à l’échelle globale, en mobilisant une équipe d’ambassadeurs du projet.

Enfin, voici les résultats que nous avons obtenu :

1. Simplification, alignement et enrichissement du modèle de pilotage prévisionnel :
   • Evolution du point d’entrée des données,
   • Simplification du plan de comptes,
   • Rationalisation des axes d’analyse,
   • Enrichissement des indicateurs opérationnels,
   • Simplification de l’offre de restitution,
2. Refonte du dialogue de gestion et optimisation des processus :
   • Création d’une phase de « Target settings », inscrite dans le nouvel SI Finance, en amont du processus budgétaire,
   • Déploiement d’un « workflow » collaboratif entre les différentes dimensions du pilotage de la performance,
   • Déploiement d’un « factbook » plus inclusif et responsabilisant,
   • Raccourcissement des délais de reporting, de la collecte à la restitution au management du Groupe,
3. Amélioration de l’expérience utilisateurs et des performances de la plateforme.

  Le nouveau dispositif de pilotage prévisionnel est en exploitation depuis mars 2018 pour le Forecast et mai 2018 pour le Budget.